Ưu tiên trải nghiệm số của nhân viên trong chiến lược kinh doanh

Khi ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hybrid work model) dài hạn, trải nghiệm số của nhân viên (Digital Employee Experience – DEX) đang ngày càng thu hút sự chú ý. Thực tế về lực lượng lao động có thể làm việc từ bất cứ đâu đã nâng DEX lên thành một ưu tiên kinh doanh then chốt. Do đó, nếu bạn muốn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, có lợi nhuận và ít căng thẳng, bạn phải dành sự quan tâm đặc biệt đến trải nghiệm số của nhân viên.

Trải nghiệm Số của Nhân viên là gì?

Đúng như tên gọi, Trải nghiệm số của nhân viên (DEX) là sự phản ánh về mức độ hiệu quả mà nhân viên tương tác với các công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc, cho phép họ duy trì sự gắn kết, thành thạo và năng suất.

Chắc chắn có rất nhiều ví dụ xuất hiện trong đầu bạn khi nghĩ về những tương tác hàng ngày của nhân viên với công nghệ. Trải nghiệm số bắt đầu xuất hiện ngay khi nhân viên mới gia nhập công ty. Điều này bao gồm các điểm tiếp xúc trong giai đoạn tuyển dụng, giới thiệu (onboarding), đào tạo, và thậm chí là giai đoạn thôi việc (offboarding) của nhân viên mới.

Các công ty trên toàn thế giới giờ đây có thể làm việc hiệu quả hơn tại nhà và ở các địa điểm từ xa nhờ vào các công cụ số. Ngày nay, mọi người mong đợi các tùy chọn làm việc linh hoạt và từ xa, đồng thời vẫn cảm thấy được kết nối và được coi trọng. Theo Sift, trải nghiệm số của nhân viên ngày càng trở nên quan trọng tại nơi làm việc hậu COVID, cũng như trong việc định hình trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Một DEX mạnh mẽ là cần thiết để tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên.

Năm Yếu tố của Trải nghiệm Số của Nhân viên

Trải nghiệm số của nhân viên bao gồm chất lượng, khả năng sử dụng và độ tin cậy. Tuy nhiên, nó cũng bao gồm sự hòa nhập, khả năng tiếp cận và các khía cạnh khác của trải nghiệm người dùng. Hãy cùng xem xét các yếu tố cụ thể của trải nghiệm số của nhân viên:

• Hiệu suất của thiết bị và chương trình: Tốc độ tải dữ liệu và cấu hình như thế nào? Nó có tích hợp đầy đủ các tính năng để hỗ trợ công việc của nhân viên không? Nó có gây ra lỗi hệ thống (crash) khi thực hiện khối lượng công việc lớn hoặc trong thời gian dài không?
• Độ tin cậy của thiết bị và chương trình: Các ứng dụng có gây ra rủi ro bảo mật dữ liệu hoặc mối đe dọa về quyền riêng tư không?
• Tính di động (Mobility): Nhân viên có đủ công cụ cần thiết để thực hiện công việc tốt từ bất kỳ địa điểm nào không? Có thể đăng nhập vào tài khoản và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị không?
• Khả năng Cộng tác (Collaboration): Các chương trình có cung cấp cho nhân viên công cụ cần thiết để cộng tác với đồng đội không? Chúng có làm tăng năng suất không? Chúng có giúp công ty thành công không?
• Sự tiện lợi (Convenience): Các quy trình cài đặt phần mềm, đăng nhập và làm việc trên nền tảng có nhanh chóng và đơn giản không? Giao diện của chương trình có dễ sử dụng không? Mất bao lâu để làm quen với các tính năng của ứng dụng?

Ngoài các yếu tố trên, cách bộ phận IT cộng tác với các bộ phận kinh doanh và với từng nhân viên cụ thể để giải quyết vấn đề và yêu cầu dịch vụ, triển khai công nghệ mới, đào tạo nhân viên, và hợp tác với nhân viên để hiểu và đáp ứng các yêu cầu cũng là một phần của trải nghiệm số của nhân viên.

Lợi ích của một Trải nghiệm Số Tích cực

Theo một nghiên cứu chung của Microsoft và Qualtrics, những nhân viên có trải nghiệm nơi làm việc số tích cực có khả năng cảm thấy được tổ chức đánh giá cao hơn 121%. Trải nghiệm số của nhân viên tốt có thể mang lại lợi ích theo nhiều cách, chẳng hạn như:

Cải thiện sự Hài lòng và Giữ chân Nhân viên

Nếu bạn có thể cung cấp cho đội ngũ của mình các công cụ cần thiết để đơn giản hóa công việc của họ, điều đó gần như chắc chắn sẽ dẫn đến việc nhân viên hạnh phúc và gắn bó hơn.

Công nghệ tuyệt vời có thể giải phóng nhân viên để họ làm việc theo cách phù hợp nhất với mình. Nó có thể thúc đẩy sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống, và thậm chí giúp nhân viên dễ dàng truy cập các công cụ cần thiết để hoàn thành nhiều nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Điều này dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn, bất kể họ làm việc ở đâu, dù là từ xa, kết hợp hay tại văn phòng.

Tăng Năng suất và Hiệu quả

Cung cấp cho nhân viên các công cụ số dễ sử dụng và đáng tin cậy sẽ tăng sản lượng. Tuy nhiên, nhiều nhân viên hàng ngày phải đối mặt với các hệ thống nội bộ chậm chạp, cồng kềnh và phần cứng lỗi thời, đặc biệt đối với những người làm việc kết hợp hoặc từ xa.

Năng suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi sự hỗ trợ IT, vì vậy hãy đảm bảo họ sẵn sàng xử lý các vấn đề về ma sát kỹ thuật số (digital friction), chẳng hạn như sự cố mạng và thiết bị. Với ít sự cố hơn, khả năng tự động hóa tốt hơn và khắc phục nhanh hơn, ít thời gian sẽ được dành cho việc bảo trì thiết bị và nhiều thời gian hơn sẽ có sẵn cho công việc.

Tăng cường Cộng tác và Làm việc Nhóm

Người dùng có thể tham gia vào các cộng đồng ảo nếu nơi làm việc số của bạn chú trọng mạnh mẽ vào giao tiếp và cộng tác. Điều này loại bỏ các rào cản địa lý mà lực lượng lao động toàn cầu hóa phải đối mặt. Điều này có thể dẫn đến việc giải quyết vấn đề nhanh hơn, chia sẻ kiến thức được cải thiện và sản lượng cao hơn từ tất cả những người tham gia dự án.

Tác động Tích cực đến Văn hóa Công ty

Nơi làm việc không còn đơn thuần là nơi mọi người đến làm, tan làm và nhận lương. Công việc giờ đây là một trải nghiệm phong phú hơn nhiều so với trước đây. Mọi người cảm thấy được trao quyền hơn, kiểm soát tốt hơn và có khả năng định hình vị trí của mình trong công việc nhờ vào công nghệ tích hợp.

Làm thế nào để Tạo ra một Trải nghiệm Số Tích cực cho Nhân viên?

Dưới đây là một vài điều cần ghi nhớ nếu bạn muốn cải thiện DEX của doanh nghiệp mình:

Làm cho nó Dễ dàng và Dễ tiếp cận

Làm cho các công cụ số trở nên đơn giản để sử dụng, dễ tiếp cận và trực quan đối với tất cả nhân viên. Điều này có thể bao gồm việc đảm bảo các công cụ tương thích với thiết bị, tối ưu hóa thời gian phản hồi và cung cấp hướng dẫn rõ ràng.

Tùy chỉnh DEX của Bạn

Mọi người tương tác với công nghệ theo nhiều cách khác nhau. Cần phải tùy chỉnh các công cụ và trải nghiệm số theo nhu cầu và sở thích của họ. Ví dụ, cho phép nhân viên chọn kênh giao tiếp ưa thích của họ và thiết lập các hệ thống hỗ trợ dựa trên sở thích cá nhân. Bạn cũng có thể cung cấp trải nghiệm học tập được cá nhân hóa, chẳng hạn như các mô-đun tùy chỉnh cho nhân viên mới hoặc video về quy trình của công ty.

Đo lường DEX

Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng các công cụ quản lý DEX kỹ thuật số để hỗ trợ cải tiến liên tục. Các công cụ quản lý DEX thu thập và phân tích dữ liệu sử dụng và hiệu suất. Thông tin và xu hướng sau đó được phân tích để đưa ra những hiểu biết sâu sắc giúp định hướng chiến lược và cải tiến.

Theo Origami, các công ty là DEX Leader có nhiều khả năng theo dõi tính dễ sử dụng của công nghệ và coi đó là một yếu tố quan trọng để cải thiện trải nghiệm nhân viên. Bên cạnh đó, các khía cạnh khác của trải nghiệm người dùng, chẳng hạn như cấu hình, hiệu suất và độ tin cậy, cũng nên được xem xét.

Tăng cường Cộng tác

Khi các phòng ban khác nhau hợp tác để nâng cao trải nghiệm số của nhân viên, bạn có thể tiếp cận quy trình từ một góc độ rộng hơn. Điều này cho phép ban quản lý tạo ra một trải nghiệm số của nhân viên trao quyền cho tất cả nhân viên và tối ưu hóa quy trình làm việc cho các đội nhóm trên toàn tổ chức.

Cải thiện Đào tạo và Hỗ trợ

Nhân viên nên nhận được đào tạo và hỗ trợ liên tục để giúp họ sử dụng các công cụ số một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể cung cấp các tài nguyên như tài liệu trợ giúp, video hướng dẫn và các câu hỏi thường gặp (FAQ). Điều này đảm bảo rằng nhân viên có các tài nguyên họ cần để tận dụng tối đa các tương tác của họ với các công cụ số.

Kết Luận

Bằng cách đầu tư vào DEX, các doanh nghiệp có thể tăng năng suất, lợi nhuận và sự hài lòng của nhân viên. Việc ưu tiên trải nghiệm số của nhân viên và đưa các cải tiến thuận lợi vào thực tiễn có thể là một thách thức. Thông qua các giải pháp áp dụng kỹ thuật số được cải tiến, SupremeTech sẽ hỗ trợ bạn đạt được các mục tiêu về trải nghiệm số của nhân viên. Hãy tìm hiểu các sản phẩm tuyệt vời của chúng tôi, đây có thể là lựa chọn tốt nhất để bạn cải thiện trải nghiệm số của nhân viên nhằm đạt được thành công lớn hơn trên mọi phương diện.