Nâng trình cùng BA Team: Nâng cao tư duy Logic và kỹ năng đàm phán 

BA là viết tắt của “Business Analyst”, nhưng trong ngày này, BA còn mang ý nghĩa là “Break Away” công việc thường nhật. Đội ngũ BA của chúng tôi vừa tham gia một buổi đào tạo off-site vừa ý nghĩa vừa thú vị. Chúng tôi đã học được những kỹ năng giá trị và chia sẻ những khoảnh khắc vui vẻ với một chuyên gia đào tạo người Nhật Bản vô cùng cuốn hút xuyên suốt chương trình training dành cho Business Analyst này.

Bên cạnh việc học các kỹ thuật thực tiễn, chúng tôi còn được thấy cách các chuyên gia tại Nhật Bản làm việc với tư duy logic rõ ràng và cách đàm phán có thể sáng tạo hơn mong đợi như thế nào.

Tư duy logic – Giao tiếp rõ ràng bắt đầu từ tu duy minh bạch

This part of the Business Analyst training session wasn’t about boring theories. Instead, it focused on how BAsPhần này của buổi đào tạo Business Analyst không tập trung vào các lý thuyết nhàm chán. Thay vào đó, nó tập trung vào việc làm thế nào các BA có thể chia sẻ ý tưởng theo những cách mà khách hàng có thể dễ dàng nắm bắt. Mục tiêu là để tránh sự hiểu lầm khi cùng một thông điệp lại được mỗi người hiểu theo những cách khác nhau.

Một ý tưởng then chốt mà chuyên gia đào tạo đã chia sẻ là:

一文一義 (Ichi-bun Ichi-gi) – “Một câu, một ý.”

Điều này có nghĩa là không nên đặt quá nhiều ý tưởng vào một câu; hãy giữ mọi thứ đơn giản để tránh gây nhầm lẫn.

“Giao tiếp tốt nhất không phải là sử dụng từ ngữ hoa mỹ hay ngữ pháp phức tạp, mà là giải thích những điều khó khăn theo cách đơn giản nhất.”

Một công cụ mạnh mẽ mà chúng tôi đã học được là Cấu trúc Kim tự tháp (Pyramid Structure), một phương pháp để sắp xếp ý tưởng một cách rõ ràng:

• Giao tiếp từ trên xuống (Top-down communication): Bắt đầu bằng kết luận trước, sau đó mới đưa ra lý do.
• MECE: Các ý tưởng không được trùng lặp, và cùng nhau chúng phải bao quát tất cả các điểm quan trọng.

Kim tự tháp có 3 phần: 

1. Thông điệp chính:
   • Điểm mấu chốt mà bạn muốn nói 
   • Hãy nêu ra ở phần đầu 
     
2. Các ý chính:
   
   • 2-4 lý do hỗ trợ cho thông thiện chính 
   • Củng cố thông điệp 
     
3. Bằng chứng hỗ trợ:
   
   • Các sự thật, ví dụ, số liệu hoặc chi tiết cụ thể 
   • Đưa ra những bằng chứng thuyết phục.

Chúng tôi đã thực hành phương pháp này với câu hỏi:

“Điểm mạnh của SupremeTech khi quảng bá thương hiệu là gì?”

Mọi người đều ngạc nhiên về mức độ rõ ràng và logic của các câu trả lời sau khi áp dụng cấu trúc này.

Đàm phán – Giúp khách hàng khám phá nhu cầu thực sự của họ

Tiếp theo, chúng tôi chuyển sang kỹ năng đàm phán. Người hướng dẫn đã cung cấp cho chúng tôi hai sự thật đáng ngạc nhiên:

• Hầu hết khách hàng không biết chính xác họ cần gì ngay từ đầu.
• Khoảng 70% đến 80% quyết định mua hàng được đưa ra trong quá trình thảo luận.

Với vai trò là BA, làm thế nào chúng ta có thể giúp khách hàng nhận ra điều họ thực sự cần, ngay cả khi họ chưa nói rõ điều đó?

Chúng tôi đã học được hai kỹ thuật hữu ích:

1. Câu hỏi SPIN

Phương pháp 4 bước để dẫn dắt cuộc trò chuyện:

• S – Situation (Tình huống): Hiểu rõ tình hình hiện tại của khách hàng.
• P – Problem (Vấn đề): Xác định bất kỳ vấn đề nào họ đang gặp phải.
• I – Implication (Ảnh hưởng): Khám phá tác động của những vấn đề này.
• N – Need-payoff (Lợi ích giải pháp): Chỉ ra cách một giải pháp có thể giúp đỡ.

2. BAF

Tập trung vào:

• Benefit (Lợi ích): Điều khách hàng đạt được.
• Advantage (Ưu điểm): Tại sao sản phẩm/dịch vụ hoạt động tốt.
• Feature (Tính năng): Sản phẩm hoặc dịch vụ bao gồm những gì.

Chúng tôi đã thực hiện một hoạt động thực hành nhanh: “Bán chiếc túi này cho một khách hàng.”

Mỗi nhóm đóng cả vai BA và khách hàng trong các tình huống thực tế. Căn phòng tràn ngập năng lượng và tiếng cười khi các nhóm nhận ra rằng chỉ cần thay đổi cách đặt câu hỏi đã giúp khách hàng khám phá ra những nhu cầu mới mà họ chưa từng nghĩ đến trước đây.

Ví dụ sử dụng SPIN:

• S (Tình huống): “Anh/Chị đang sử dụng loại túi nào bây giờ?”
• P (Vấn đề): “Anh/Chị có bao giờ cảm thấy nó quá nhỏ hoặc khó kết hợp với trang phục không?”
• I (Ảnh hưởng): “Có bất tiện không nếu Anh/Chị phải đổi túi cho các dịp khác nhau?”
• N (Lợi ích giải pháp): “Sẽ tiện lợi hơn nếu có một chiếc túi thời trang, đựng vừa mọi thứ và dùng được cho mọi sự kiện không?”

Và sau đó với BAF:

• B (Lợi ích): “Anh/Chị có thể sử dụng chiếc túi này khi đi làm, du lịch hay đi chơi mà vẫn giữ được phong cách.”
• A (Ưu điểm): “Nhiều nhân viên văn phòng chọn mẫu này vì tính linh hoạt của nó.”
• F (Tính năng): “Nó có 3 ngăn và được làm bằng chất liệu chống nước.”

Bằng cách sử dụng các kỹ thuật này, BA có thể giúp khách hàng hiểu được điều họ thực sự cần và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

“Soft Skills” – Công Cụ Bí Mật Của Mọi BA

Trở thành một BA mà thiếu đi kỹ năng mềm giống như một siêu anh hùng không có áo choàng—cảm giác như thiếu sót một điều gì đó!

Từ Cấu trúc Kim tự tháp đến SPIN và BAF, đây chính là những kỹ năng mềm giúp các BA cảm thấy tự tin hơn khi tương tác với khách hàng.

Với những công cụ này, bạn không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng—bạn còn gây ấn tượng với họ và xây dựng lòng tin vững chắc hơn.

Bạn đã “trang bị” cho mình những kỹ năng này chưa?

Nếu chưa, đừng chờ đợi—hãy thử luyện tập chúng trong cuộc họp training Business Analyst tiếp theo của bạn!